למה רואה חשבון צריך שלוחות מקצועיות?
משרד רואה חשבון מקבל שיחות מסוגים שונים: לקוחות שרוצים תיאום פגישה, שאלות טכניות על הגשות, פניות דחופות לפני מועד הגשה, ולקוחות עסקיים עם שאלות שוטפות. בלי מערכת שלוחות מסודרת, כל שיחה מגיעה למספר אחד ועוצרת את הצוות.
IVR נכון מסנן ומפנה - כך שלקוח שצריך פגישה מגיע למזכירות, ולקוח שצריך רואה חשבון ספציפי מגיע ישירות אליו.
מבנה שלוחות מומלץ למשרד רו"ח
- שלוחה 1 - קביעת פגישות: למתקשרים חדשים ולקוחות קיימים שרוצים לתאם
- שלוחה 2 - ביקורת ודוחות: לשאלות טכניות שוטפות על דוחות ומסמכים
- שלוחה 3 - שכר ומשאבי אנוש: אם המשרד מציע שירותי שכר
- שלוחה 4 - מע"מ ומיסים: לפניות לפני מועדי הגשה
- שלוחה 0 - מזכירות: לכל דבר אחר
מסרים עונתיים - יתרון ייחודי למשרדי רו"ח
לפני מועדי הגשת דוחות מע"מ, שנת מס, ודיווחים שנתיים - כדאי לעדכן את הודעת ההמתנה עם תזכורת רלוונטית. "שים לב - אנחנו בתקופת הגשות שנתיות. זמן ההמתנה ארוך מהרגיל. אפשר לשלוח מסמכים גם למייל info@משרד.co.il".
זה חוסך עשרות שיחות חוזרות ונותן ללקוח חווית שירות יוצאת דופן.
הקלטה מקצועית - חשוב מאוד
קריין/ית מקצועי/ת שומר/ת על אמינות המשרד. קול עם רעשי רקע, הקלטה ממחשב נייד, או תסריט שנשמע אלתור - פוגעים בתדמית. בקריינות מקצועית, ההשקעה הקטנה מחזירה את עצמה מיד.
כמה עולה?
בקול קו, תסריט IVR עם 4-5 שלוחות למשרד רואה חשבון מתחיל ב-210 ₪ + מע"מ. הקלטה בקול מקצועי, תסריט שכתבנו יחד, ומשלוח לחברת התקשורת שלכם - הכל כלול.
שאלות נפוצות
האם אפשר להוסיף שלוחה בעתיד?
כן. שלוחה נוספת מצריכה הקלטה חדשה של תפריט ראשי + הקלטה לשלוחה עצמה. בדרך כלל עולה הרבה פחות מההגדרה הראשונית.
כמה זמן לוקח?
תוך 24-48 שעות מאישור התסריט - המערכת פעילה.