מה זה תא קולי ולמה ההקלטה שם חשובה?
תא קולי הוא ההקלטה שלקוח שומע כשהוא מתקשר ואתם לא זמינים - בשעות שמחוץ לפעילות, כשכל הקווים תפוסים, או כשאין מענה. "לאחר הצפצוף, אנא השאירו הודעה..."
רוב העסקים מתייחסים לתא הקולי כ"דבר שכבר יש" ולא משקיעים בו. זה טעות. תא קולי מקצועי הוא לעיתים קרובות הרושם האחרון שנשאר ללקוח שלא הצלחתם לענות לו - וזה הרגע שבו הוא מחליט אם לנסות שוב או לפנות למתחרה.
מה ההבדל בין תא קולי מקצועי לתא קולי גנרי?
תא קולי גנרי (ברירת מחדל): "לאחר הצפצוף השאירו הודעה." קוליכה מחשב. אנונימי לחלוטין. לא ברור שהגעתם לעסק הנכון.
תא קולי מקצועי: "שלום, הגעתם לקול קו. אנחנו שמחים שפנית אלינו! כרגע לא יכולים לענות - אנא השאר שמך ומספרך ונחזור אליך תוך שעה." ברור, חם, מקצועי. הלקוח יודע שהגיע למקום הנכון ומרגיש שיחזרו אליו.
מה חייב להיות בהקלטת תא קולי מוצלחת?
זיהוי עסק: שם העסק - הלקוח צריך לדעת שהגיע למקום הנכון.
אמפטיה: "אנו מצטערים שלא הצלחנו לענות" - מסמן שאתם מכבדים את הלקוח.
הנחיה ברורה: מה הלקוח צריך לעשות - "השאירו שם ומספר", "שלחו וואטסאפ", "נסו שוב מחר".
ציפייה לחזרה: "נחזור אליכם תוך שעה/ביום הבא/בתחילת יום העבודה הבא" - מבנה ציפייה ומפחית חרדה.
לא: שעות פעילות ארוכות, כתובת, פרסום - תא קולי הוא לא הפתיח. הוא נקודת קשר בשעת אי-זמינות.
סוגי הקלטות תא קולי שמכינים בקול קו
הודעת "מחוץ לשעות פעילות": "שלום, שעות הפעילות שלנו הן ראשון עד חמישי 9-18. השאירו הודעה ונחזור אליכם מחר בבוקר."
הודעת "כל הקווים תפוסים": "כל נציגינו עסוקים כרגע. ההודעה שלכם חשובה לנו - השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם."
הודעת חג: "בשל חגי ישראל משרדנו סגור מ-[תאריך] עד [תאריך]. נחזור אליכם לאחר החזרה."
הודעת "בזמן מבצע": "תודה שפנית. בשל עומס שיחות חריג בגלל [מבצע/אירוע] זמן ההמתנה ארוך יותר מהרגיל..."
שאלות נפוצות על קריינות תא קולי
האם אפשר להחליף את ההודעה לפי עונה?
כן. הרבה עסקים מחזיקים כמה גרסאות - ימי חול, שבת, חג, עונת שיא. כל גרסה מחויבת בנפרד.
כמה ארוכה הקלטה טיפוסית לתא קולי?
20-30 שניות. יותר - הלקוח יוותר לפני שיגיע לצפצוף.
כמה עולה?
תא קולי הוא הקלטה בודדת - מתחיל מ-210 ₪. ראו מחירון.