פעם קראו לזה מזכירה אלקטרונית. היום בדרך כלל זה נקרא ״תא קולי״ או “מענה מחוץ לשעות העבודה”. ותכלס׳, אין סיבה שלא יהיה מענה איכותי ללקוחות שלך גם כאשר העסק סגור או בכל זמן שאינך יכול לקבל שיחות.

העיקרון פשוט – בכל רגע בו אתה מגדיר את המערכת שאינך יכול או מעוניין לקבל שיחות, השיחות ינותבו למענה קולי אוטומטי בו המתקשר שומע מסר על כך שאין אפשרות להעביר את השיחה לנציג אנושי מכל סיבה שהיא (כשהעסק סגור, עומס בשיחות, וכדומה). והאפשרויות העומדות לרשותו במצב זה.

באופן כללי רצוי שהמענה הקולי יתן מידע רלוונטי על העסק כמו שם העסק, תחום הפעילות בקצרה, סלוגן (תג ליין), וכמובן הסבר על כך שנציג העסק לא יכול לקבל את השיחה, וכן, מידע על שעות הפעילות בהן ניתן לקבל שירות מנציג.

שימו לב, בשלב זה המתקשר יודע שאין אפשרות לקבל מידע מנציג אנושי, יתכן ויעדיף לקבל את המידע באופן מוקלט. לכן, אפשרות טובה לכך היא להעבירו לניתוב למידע מוקלט על נושאים שונים בנושאי העסק.

לדוגמה – הקשיבו למענה קולי המפורט שביצענו עבור הרבנות הראשית – ירושלים (מופיע בדוגמאות למטה).

וכמובן נהוג ורצוי לאפשר למתקשר לבטא את רצונו, במידת האפשר, ע”י העברת השיחה להקלטת הודעה אישית, ו/או להמליץ להתקשרות באופן אחר (טלפון נייד, אתר העסק, פייסבוק וכו’).